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Die rechtssichere E-Mail Archivierung. Wo demnächst der Betriebsprüfer hinschaut!
Gesetzliche Anforderungen und Lösungen für eine revisionssichere Speicherung von E-Mails
In keinem Unternehmen ist heute die E-Mail mehr wegzudenken. Die tägliche Korrespondenz mit Interessenten, Kunden oder der automatisierte Versand von Rechnungen werden kostengünstig per E-Mail erledigt. Für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen hat der Gesetzgeber bisher eine elektronische Signatur verlangt, damit Empfänger einer Rechnung z.B. die Vorsteuer geltend machen können. Dieses Signaturverfahren ist jedoch aufwendig und teuer.
Der Gesetzgeber hat daher im Zusammenhang mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 diese Pflicht der elektronischen Signatur abgeschafft. Rechnungen können damit rückwirkend ab 01.07.2011 sogar als einfache E-Mail versendet werden. Eine ausgedruckte Rechnung genügt dabei jedoch nicht als Nachweis der Echtheit.
Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 01.11.2011 ist am 04.11.2011 im Bundesgesetzblatt verkündet worden.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird daher die Prüfung einer ordnungsgemäßen E-Mail Archivierung zukünftig Bestandteil werden.
Dieses ist jedoch nicht der einzige Grund, warum wir zu einer E-Mail Archivierungslösung raten. In den meisten Fällen führt es zu einer Steigerung der Produktivität, da die Suche in einer Archivierungslösung nur Sekunden dauert im Vergleich zu einer Suche in einem E-Mail Programm. Weiterhin bietet eine derartige Lösung Schutz vor Datenverlusten, die z.B. dadurch entstehen, dass Mitarbeiter beim Ausscheiden das Postfach „aufräumen“ oder ein PC einen Festplatten-Defekt erleidet. Im Übrigen kann einen solchen Defekt einer Festplatte, auch ein externer Dienstleister erleiden.
Schlecht beraten ist man dann, wenn man sich auf das vermeintlich funktionierende Backup seines externen Dienstleisters verlässt.
Für eine revisionssichere E-Mail Archivierung benötigen Sie eine zertifizierte Software-Lösung, die auf Ihrem Server oder PC installiert wird. Die Software sichert alle E-Mails in Ihrem Unternehmen dauerhaft in einem Archiv. Die von uns angebote Lösung wird bereits bei über 6000 Unternehmen eingesetzt, angefangen vom kleinen mittelständischen Unternehmen bis zu Konzernen wie Siemens oder Bosch.
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