mehr als einen Grund für E-Mail Archivierung
Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen
Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB).
Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.
Wie lange müssen Sie Ihre E-Mails aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch
(§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
- Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Steigerung der Produktivität
Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil.
Durch E-Mail-Archivierung können Sie die Ressource "E-Mail" für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen.
Die E-Mail als Beweis nutzen
Im Rahmen von gerichtlichen Auseinandersetzungen kann die E-Mail durchaus als Beweis gewürdigt werden.
Durch die vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung aller E-Mails schaffen Sie für Ihr Unternehmen auch in solchen Fällen eine optimale Ausgangsposition.
Schutz vor Datenverlusten
Wichtige E-Mails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes E-Mail-Postfach.
Die Mailstore Server E-Mail-Archivierungslösung kann so konfiguriert werden, dass alle E-Mails noch vor der Zustellung an die Anwender archiviert werden können.
Reduzierung von IT-Kosten
Die Aufrüstung und Wartung überlasteter E-Mail-Server, komplizierte Datensicherungen, zeitaufwändige Wiederherstellungsvorgänge und lange Ausfallzeiten im Schadensfall kosten kontinuierlich Zeit und Geld. Durch E-Mail-Archivierung können eine Vielzahl von E-Mail-bezogenen IT-Problemen gelöst und IT-Prozesse deutlich vereinfacht werden. Durch die so eingesparten Kosten amortisiert sich die E-Mail-Archivierungslösung in der Regel schon nach kurzer Zeit.
Unabhängigkeit und Sicherheit
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern unter eigener Kontrolle, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet gespeichert. Dies setzt ein enormes Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit dieser Unternehmen voraus.
Durch die unternehmensinterne Archivierung dieser extern verwalteten Daten ergänzen Sie Ihr Vertrauen durch eine einfache und wirksame Sicherungsmaßnahme.
Testversion & Dokumente
Eine kostenlose Testversion können Sie sich hier zusenden lassen. Den Entwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 finden Sie hier [1.030 KB] .
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